عندما نتحدث عن إدارة العمليات، فنحن نتحدث عن عالم متكامل من التخطيط والتنظيم والرصد والنتائج في سير العمليات اليومية داخل المشاريع والمنظمات التجارية. ويعتبر تطبيق معايير إدارة العمليات أمر حيوي وأساسي لكل بيئة عمل.

ولكن تشغيل العمليات على المستوى اليومي يتطلب مجموعة من الأهداف المحددة تسمى (أهداف الأداء) وهي تنطبق على جميع أنواع العمليات.

هذه الأهداف تشمل: الجودة، والسرعة، والموثوقية، والمرونة، والتكلفة وهي تشكل إطار أساسي لاتخاذ القرارات في العمليات داخل بيئة العمل.

1- الجودة:

الجودة هي توافق مستمر مع توقعات العملاء. والجودة في العمل تعني إنتاج الخدمات والسلع باستمرار (حسب المواصفات)، فهذا لا يؤدي فقط إلى رضا العملاء بل جعل الروتين العملي سهل وواضح للعاملين والموظفين.

ومن مميزات تحقيق الجودة أنها:

1- تقلل من التكاليف:- فكلما قل عدد الأخطاء تقل التكاليف وذلك من خلال إعادة العمل أو تصحيح الأخطاء حيث من الطبيعي أنه سيكون مكلف للوقت والمال.

2- تزيد من المصداقية: وذلك عن طريق زيادة الثقة في السلع أو الخدمات المقدمة مما يؤدي إلى تحسين سمعة العلامة التجارية والولاء من العملاء وبالتالي زيادة الإيرادات على المدى الطويل.

ويمكن تحقيق الجودة عبر تطبيق معايير صارمة للجودة في عمليات الإنتاج وتدريب الموظفين على استخدام أفضل الممارسات وتطبيق أساليب الرقابة.

2- السرعة:

وتعني القدرة على الاستجابة السريعة لاحتياجات العملاء وتقليل الوقت بين الطلب والتسليم، مما يزيد من توفر السلع والخدمات ويقلل من التكاليف والمخاطر.

ويمكن تحقيق السرعة من خلال تحسين الإنتاج وتقليل وقت التحويل بين مراحل العملية وتحسين عمليات الشحن والتوزيع

ومن مميزات السرعة في العمليات أنها تساهم في:

1- تقليل المخزون: عندما تتحرك المواد والسلع بسرعة أكبر خلال عمليات الإنتاج والتوريد، يتم تقليل حاجة الشركة إلى الاحتفاظ بمخزون كبير، كما أن هذا يتيح للشركة استخدام المساحات بشكل أكثر فعالية وتقليل التكاليف المرتبطة بتخزين وإدارة المخزون.

كما أن التقليل في المخزون يقلل من فرص حدوث التلف أو الفقدان للسلع مما يحسن الكفاءة العامة للعمليات.

2- تقليل المخاطر: بسبب التغييرات المتسارعة في السوق والتكنولوجيا والظروف الاقتصادية يمكن أن تتحول الاستثمارات في المواد والسلع إلى مصدر للمخاطر.

فعندما تتحرك عمليات الشركة بسرعة، يمكنها التكيف بشكل أسرع مع التغيرات الخارجية مما يقلل من المخاطر المالية والتنظيمية.

بالإضافة لذلك، التحرك السريع يسمح للشركة بالاستفادة من الفرص التنافسية بشكل أكبر وأسرع من المنافسين الذين لا يستجيبون بنفس السرعة.

3- الاعتمادية أو الموثوقية:

داخل العمليات، يقيم العملاء الداخليون أداء بعضهم البعض بناءً على مدى موثوقية العمليات الأخرى في تسليم المواد أو العمليات في الوقت المحدد.

العمليات التي تتمتع بالاعتمادية والموثوقية الداخلية العالية تعتبر أكثر فعالية من تلك التي لا تتمتع بها وذلك لعدة أسباب:

- الاعتمادية توفر الوقت:

توفير المواد والمعلومات في الوقت المحدد يؤدي لتوفير الوقت بشكل كبير ومؤثر، فعندما تكون العمليات موثوقة لا يضطر الموظفون إلى إنفاق وقت إضافي في ترتيب التسليمات الخاصة بالمواد أو البحث عن معلومات جديدة.

الوقت مهم جدًا في عمليات التحسين والتطوير والإنتاج والتسليم، لذلك الموثوقية هنا مهمة جدًا.

- الاعتمادية توفر المال:

في العمليات التي تتمتع بالاعتمادية، يمكن أن يؤدي التوفير الثابت للمواد والمعلومات في الوقت المناسب إلى توفير المال، فعندما تكون العمليات موثوقة يمكن للشركات والمشاريع تجنب الكثير من التكاليف الإضافية المرتبطة بتأخير التسليمات.

- الاعتمادية تسهم في الاستقرار:

الموثوقية والاعتمادية تسهم في إنشاء بيئة عمل مستقرة ومتناسقة. فعندما يكون الإنتاج والتسليم متواصلين وموثوقين، فإنه يمكن لأفراد الفريق أن يثقوا بأن العمليات ستجري بسلاسة دون مفاجآت.

هذا يسمح للموظفين بالتركيز على أداء مهامهم بكفاءة دون أي تشتيت، ويتيح للشركة تحقيق الاستقرار في الأداء وتحقيق الأهداف بشكل مستمر.

4- المرونة:

تعني القدرة على تغيير وتكييف العمليات للتعامل مع التحديات الغير متوقعة، وهي أساسية لتحقيق التنافسية والاستجابة السريعة لاحتياجات العملاء.

يمكن تحقيق المرونة من خلال تطبيق عمليات مرنة واعتماد تقنيات التصنيع المتطورة وتحسين التخطيط للأحداث الدخيلة.

ولماذا تعتبر المرونة مهمة؟

لأنه دائمًا يكون هناك تغيير في عملية ما بسبب تلبية متطلبات معينة من العملاء الخارجيين. هناك أربع أنواع للمرونة لابد من اتقانها وتنفيذها بفعالية هي:

1- مرونة المنتج / الخدمة: عندما تكون العمليات مرنة، يمكنها إدخال منتجات أو خدمات جديدة أو تعديل السلع الحالية لتلبية تغيرات احتياجات العملاء.

2- مرونة المزج: المرونة تسمح للعملية بإنتاج مجموعة متنوعة من السلع أو الخدمات بناءً على احتياجات السوق وتفضيلات العملاء.

3- مرونة الحجم: بفضل المرونة، يمكن للعملية تعديل مستوى الإنتاج لتلبية الطلب الزائد أو القليل على السلع أو الخدمات. على سبيل المثال، في فترات الذروة قد يكون هناك طلب متزايد على السلع، لذا يمكن للعملية زيادة الإنتاج لتلبية هذا الطلب بسرعة.

5- التكلفة:

تمثل القدرة على إنتاج السلع والخدمات بتكاليف مناسبة تضمن تحقيق الربحية، وتعتبر أساسية للشركات التي تتنافس على أساس السعرولأي شركة ترغب في زيادة القيمة المضافة.

يمكن تحقيق الكفاءة في التكلفة من خلال تحسين عمليات الإنتاج واستخدام تقنيات التصنيع المتقدمة وتقليل تكاليف المواد والعمال.

تعد التكلفة هدفًا مهمًا دائمًا لإدارة العمليات حتى لو لم تنافس الشركة مباشرة على السعر.

الحفاظ على تكاليف منخفضة يعني السعي إلى تحقيق أقصى قدرة من الإنتاجية بأقل تكاليف ممكنة، مع الحرص على جودة المنتج وسرعة التسليم والاعتمادية والمرونة

ختامًا،

تُبرز إدارة العمليات كفن ومجالٍ أساسي في عالم الأعمال، حيث ترتكز على تحقيق الأهداف والتنفيذ الفعّال. بالنظر إلى تأثيرها الواضح في المشاريع، فإنها تشكل العمود الفقري لنجاح الشركات والمنظمات. من خلال تحديد وتحقيق أهداف الأداء مثل الجودة والسرعة والموثوقية والمرونة والتكلفة، تُمكّن إدارة العمليات المؤسسات من تحقيق الكفاءة والتميز التنافسي. ومن هنا، يُظهر الاستثمار في هذا الجانب العملي أهمية لا تُقدر بثمن في تحقيق النمو والاستدامة في عالم الأعمال المعاصر.

م. أنمار بن جمعه السليماني

رئيس مجلس إدارة شركة أرُب للأعمال والاستثمار